Vanuit de boekhouding kan managementinformatie worden verstrekt in de vorm van een balans of winst- en verliesrekening. Deze informatie is echter altijd een momentopname van de bezittingen, schulden en het resultaat. Inzicht in de ruimte van budgetten en aangegane betalingsverplichtingen geven deze stukken niet. Toch is er vaak behoefte aan tijdige en accurate informatie over de uitputting van budgetten en de resterende ruimte in de begroting.
Wat is een verplichtingenadministratie?
Wanneer u een opdracht verstrekt voor het leveren van een product of dienst is er sprake van een verplichting. In de praktijk kan er een onderscheid worden gemaakt tussen harde (juridische) verplichtingen en zachte verplichtingen. Na levering van het product of de dienst ontstaat in ieder geval een harde betalingsverplichting. Om zicht te houden op de uitputting van budgetten en de stand van zaken van projecten is het belangrijk om niet alleen reeds betaalde rekeningen vast te leggen, maar ook deze openstaande verplichtingen. U weet zo tijdig of het budget uitgeput raakt en voorkomt zo dat er nog rekeningen worden geboekt ten laste van reeds uitgeputte budgetten.
Voordelen van een verplichtingenadministratie
Met een verplichtingenadministratie heeft u altijd een actueel beeld van uw huidige financiële positie. U bent hierdoor in staat om uw organisatie tijdig bij te sturen. Verder weet u zo hoe het gesteld is met uw budgetruimte en voorkomt u dat er budgetten wordt aangesproken die al uitgeput zijn.
